´╗┐Conservazione sostitutiva

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Cliente. Studio di commercialisti.

Esigenza. In uno studio commercialista, è sempre stata prassi mantenere in formato cartaceo i documenti legati all'invio telematico, quali (•—) l’Autorizzazione all’inoltro firmata dal cliente; (—•) le Dichiarazioni dei redditi; (—•) la Ricevuta rilasciate dell’Agenzia delle Entrate. L’esigenza era quella di mantenere in digitale questi documenti, applicando agli stessi il processo di conservazione sostitutiva.

Soluzione.

  • Lo studio produce i documenti nel corso dell'anno e li appoggia in una cartella delle rete (LAN) locale.
  • I file sono inviati al portale CertDoc con il software CertSync (dopo l'invio, CertSync sposta i file inviati in una seconda cartella).
  • Viene eseguito un verifica, per verificare che i documenti di uno stesso fascicolo (o pratica) siano tutti presenti, rispetto a una checklist predefinita.
  • Vengono estratti i metadati dai documenti, tramite lettura OCR (i dati estratti sono, ad esempio "Cognome Nome", "Nr. protocollo Agenzia delle Entrate", ecc.)
  • Una volta all'anno viene eseguita la conservazione sostitutiva dei fascicoli.
  • Le evidenze dei lotti conservati, assieme ai documenti, sono pubblicati sul portale CertDoc, a disposizione per la ricerca da parte dei dipendenti dello Studio.


Benefici.  Eliminazione graduale dell’archivio cartaceo. Documenti facilmente accessibili. Diminuzione di costi di stampa e conservazione della documentazione.