´╗┐Efficientamento del ciclo passivo

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Cliente. Primario istituto bancario italiano.

Esigenza. L'esigenza del cliente era quello di rendere più efficiente il processo di registrazione delle fatture passive ("attività di prima nota").

Soluzione.

  • Seguendo i principi del modello operativo "scansione accentrata in house", è stata creata un'isola di scansione negli uffici delle due sedi centrali della banca dove viene eseguita l'attività di contabilizzazione delle fatture fornitori.
  • Le fatture passive cartacee, ricevute dalla banca via Poste Italiane e corrieri, sono consegnati all'isola di scansione Evolve.
  • Le fatture sono protocollate, con l'applicazione di un codice a barre che rappresenta il protocollo d'ingresso (nota: per le fatture digitali, la protocollazione è di tipo elettronico).
  • Le fatture sono scansionate.
  • Viene creato un flusso digitale di documenti (PDF) dalla sede della banca ai server Evolve.
  • Viene eseguita l'estrazione dei dati di fattura, quali "Data", "Numero", "Importo", ecc. Viene utilizzato un approccio misto automatico-manuale:
    • prima viene utilizzato un software OCR di tipo "free form"
    • eventualmente, subentra anche un operatore (operatore specializzato di data entry), per le eccezioni presentate dall'OCR (ad esempio quando la lettura di un campo è inferiore a una "soglia di sicurezza" prestabilita).
  • Questo significa che i dati estratti dalle fatture sono attendibili con una percentuale prossima al cento per cento, e questa è una importante garanzia per il cliente.
  • I dati estratti sono "impacchettati" in file di tipo e struttura predefinita, e inoltrati, via canale sicuro (SFTP) al cliente.
  • I dati sono importati nel modulo di contabilità del software gestionale del cliente (SAP, in questo caso).


I dipendenti dell'ufficio contabilità procedono quindi con la contabilizzazione effettiva della fattura, con l'assegnazione del numero di protocollo IVA.

Benefici. Processo di registrazione delle fatture più veloce (gli addetti alla prima nota trovano i campi di registrazione già valorizzati, e devono solo completare la registrazione). Meno errori di digitazione (i dati estratti da Evolve sono "dati certi"). Possibilità, per il cliente, di conoscere in anticipo, giorno per giorno il numero di fatture da contabilizzare, con la possibilità di gestire più efficacemente il carico di lavoro delle risorse interne.