´╗┐Pratiche Sinistri automobilistici

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Cliente. Azienda di noleggio auto a lungo termine.

Esigenza. Il fascicolo della pratica di un sinistro è composto di molteplici documenti, la cui acquisizione avviene in tempi successivi. Risultava quindi non sempre possibile per gli operatori del "Backoffice sinistri" del cliente, accedere ai documenti di pratica in tempi rapidi. L’obiettivo era quello di razionalizzare e ottimizzare il flusso di lavorazione delle pratiche di sinistro, assegnando a Evolve il ruolo di front-end documentale.

Soluzione.

  • Il cliente finale invia i documenti di sinistro alla società, nella modalità preferita: email (80%), via posta, fax
  • Per conto del cliente, Evolve intercetta i diversi flussi documentali multi-canale.
  • I documenti cartacei sono scansionati
  • Gli allegati email e le immagini delle scansioni sono suddivise in plichi (uno o più plichi per ogni busta: il "plico" è l'insieme di documenti relativi a una stessa pratica)
  • Classificazione dei plichi: ossia, assegnazione del plico alla relativa pratica
  • Indicizzazione del plico: "Data sinistro", "Nr. targa", ...
  • Parallelamente, è stato realizzato un workflow documentale, all’interno del portale CertDoc, con i vari task, in sequenza, previsti per la lavorazione delle pratiche. Nel workflow, una pratica può assumere diversi stati, tra cui "In lavorazione", "Sospesa", "Lavorata", Rifiutata", ecc.


Nel software sono state integrate delle funzionalità specifiche, come ad esempio la possibilità per la figura del "team leader" di definire le regole di assegnazione per la lavorazione dei documenti ai vari operatori di back office, come ad esempio: l'abbinamento tra "tipo di cliente" (direzionale, ...) e "profilo operatore", il carico di lavoro per singolo operatore, ecc.

Inoltre i team leaders e il responsabile di backoffice hanno accesso a una serie di statistiche relative alla lavorazione delle pratiche: nr. pratiche lavorate da data a data, tempi medi di lavorazione per pratica, ecc.
Nel portale è stata implementata la funzionalità con cui è possibile condividere la documentazione di pratica (o parte di essa) con soggetti esterni coinvolti a vario titolo nella gestione del sinistro, quali compagnie assicurative; studi legali, ecc.
Un'altra funzionalità degna di menzione è la possibilità, per l’operatore di backoffice, di comporre un messaggio email dall’interfaccia del software, senza dover (necessariamente) accedere al proprio client di posta.

Benefici.  Diminuzione del lead time di gestione della pratica. Clienti meglio serviti. Risparmio di costi.