´╗┐Conservazione dei documenti aziendali: lÔÇÖarchivio digitale

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Parliamo ancora dell’archivio digitale e dello stoccaggio dei documenti. Sappiamo tutti che negli ultimi anni le aziende si sono trovate a dover conservare in qualche modo la documentazione importante relativa al funzionamento dell’impresa. Questo è un obbligo regolato dalla legge italiana, per tutte le aziende iscritte al Registro delle Imprese.
Quali sono i documenti che per un’azienda è necessario conservare?

  • Libri contabili (libro giornale, inventario, piano dei conti, libro mastro);

  • Documenti contabili (fatture ricevute e inviate);

  • Corrispondenza aziendale (lettere, e-mail, SMS);

  • Libri ausiliari.

La gestione di questi documenti è più agile se vengono archiviati con una logica precisa e se sono sempre e comunque accessibili, nel momento in cui servono. Evolve in questo caso è a fianco delle aziende per offrire servizi logistici, consentendo di trasformare una possibile criticità operativa in un’opportunità, attraverso l'archiviazione di tutta la documentazione tramite sistemi avanzati di mappatura e normalizzazione.

Questo può avvenire grazie ad un apposito gestionale web di sviluppo proprietario, denominato CertBox, che controlla tutte le fasi dell’archiviazione e permette di

 

  • mappare l'intero archivio dei documenti di un’azienda

  • creare on-line le nuove scatole e gestirle dal momento dell'apertura fino allo stoccaggio;

  • effettuare ricerche e visionare tutte le fasi di movimentazione;

  • richiedere in modo semplice i documenti nel momento del bisogno, in originale o mediante scansione;

  • pianificare la divisione delle varie aree e la redazione degli elenchi di consistenza;

  • gestire le procedure di scarto e triturazione certificata.

 Conservazione dei documenti aziendali: l’archivio archivio-digitale_87_1.jpg (Art. corrente, Pag. 1, Foto evidenza)

La conservazione e la gestione dei documenti aziendali è sicuramente un’operazione delicata che deve essere gestita da professionisti come Evolve, che si occupano da tempo e con competenza di archiviazione e gestione documentale. La nostra azienda offre inoltre servizi di trasporto e smaltimento della documentazione non più utile.