Questo modello prevede la presa in carico completa dell’archivio presso la sede del cliente e la sua dematerializzazione, operata all’interno delle sedi operative Evolve. Questo servizio viene normalmente seguito dalla conservazione dell’archivio cartaceo presso i nostri stock center, ma può concludersi anche con la restituzione dell’intero archivio al cliente, che lo conserva nei propri magazzini.

Conoscendo bene la delicatezza del trasferimento, seppur temporaneo, di un intero archivio, prestiamo particolare attenzione alla presa in carico dell’archivio fisico.

In questa prima fase, infatti, ci occupiamo di:

Eseguire un pre-censimento della documentazione, che ci consente di rispondere a eventuali necessità di ricerca del cliente espresse nel periodo di trasferimento, antecedente all’archiviazione ottica dei documenti.

Controllare che la documentazione sia contenuta in scatole idonee a un trasporto sicuro ed eventualmente sostituirle.

Organizzare il trasporto per mezzo di furgoni o tir di partner affidabili, abituati a maneggiare con estrema cura i nostri materiali.

Questo modello prevede che il polo di scansione sia organizzato presso la sede del cliente. All’interno dei suoi uffici, quindi, predisponiamo un’isola di scansione attrezzata con le nostre apparecchiature scanner e stampanti, presso la quale si recano giornalmente i nostri operatori di scansione. Si tratta di un modello che non richiede il trasporto dei documenti cartacei dalla sede del cliente alla nostra.

Quando si utilizza questo modello operativo?

Quando l’azienda ha l’esigenza di scansionare un intero archivio: in questo caso l’isola di scansione viene mantenuta esclusivamente per la durata del lavoro.

Nei casi in cui l’azienda riceve/produce un numero di documenti cartacei talmente elevato che il costo del trasporto alle nostre sedi operative inciderebbe in modo significativo sul costo complessivo del servizio.

Quando eroghiamo un servizio per il quale i tempi di lavorazione non sono compatibili con i tempi di trasporto dei documenti, perché questi ultimi devono essere disponibili nell’immediato.

Utilizziamo questo modello nei casi in cui il cliente abbia un’organizzazione territoriale basata su filiali o agenzie, come può capitare per le banche, le società di leasing e le assicurazioni.

Gli uffici sul territorio sono, infatti, i luoghi in cui vengono raccolti e prodotti tutti i documenti che normalmente compongono le pratiche, come, per esempio, le fotocopie dei documenti di identità.

Il modello di lavorazione decentrata prevede che la scansione dei documenti venga eseguita dagli operatori del cliente direttamente in filiale, utilizzando gli scanner o le stampanti multifunzione di cui la stessa è dotata.

Dopo la scansione in filiale, le immagini digitali vengono trasmesse tramite canali sicuri alle nostre sedi, per essere elaborate dai nostri operatori di data entry.

La dematerializzazione certificata, come la dematerializzazione, è un processo che consente di convertire i documenti cartacei in digitali, garantendo, però, anche la loro autenticità e integrità, quindi il loro valore legale.

Grazie a questo servizio, per le aziende che, come la nostra, sono iscritte al Marketplace Conservatori dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), è possibile certificare l’autenticità di un documento digitale corrispondente alla sua controparte cartacea, consentendo, quindi, anche la sua successiva distruzione.

Come funziona la dematerializzazione certificata?
Per il raffronto dei documenti è necessario eseguire dei campionamenti, che ci consentono di confrontare visivamente l’originale analogico con la copia digitale, verificandone la corrispondenza di contenuto e forma. Alla fine del raffronto, è possibile firmare elettronicamente l’attestazione di conformità, certificando che il processo di scansione ha prodotto un risultato conforme all’originale.

Una volta digitalizzati e certificati, i documenti devono essere archiviati in un sistema di conservazione digitale, che ne garantisca la protezione e l’accessibilità nel tempo. Questo sistema deve rispettare i rigorosi standard di sicurezza e conformità legale previsti da AgID.

Seguendo questo processo, il documento viene riconosciuto e accettato come originale, in applicazione dell’Allegato 3 delle Linee Guida AgID e il suo originale può, quindi, essere eliminato.