Molto spesso, i termini “archiviazione” e “conservazione a norma” vengono utilizzati in modo intercambiabile, ma si tratta di due processi profondamente diversi. In questo­ articolo approfondiremo proprio queste differenze, evidenziando perché una corretta conservazione digitale a norma è cruciale per la tua azienda.

Archiviazione documentale: organizzare e gestire

L’archiviazione documentale riguarda l’organizzazione, il deposito e la gestione dei documenti, sia cartacei che digitali, con lo scopo principale di facilitarne l’accesso e la consultazione.

  • Archiviazione documenti cartacei: riguarda la conservazione fisica dei documenti, con sistemi che ne permettono il recupero rapido. Tuttavia, non garantisce obbligatoriamente il mantenimento del loro valore legale.

  • Archiviazione documenti digitali: si riferisce al salvataggio di file su server, cloud o altri supporti digitali per facilitarne l’accesso. Anche in questo caso, non viene garantita automaticamente la validità legale nel lungo periodo.

Conservazione digitale a norma: sicurezza e conformità garantite

Al contrario, la conservazione digitale a norma è un processo rigorosamente regolamentato che consente di mantenere nel tempo l’integrità e il valore legale dei documenti digitali o digitalizzati.
Sapevi che questo processo è obbligatorio? Lo è per numerosi documenti come:

  • Fatture elettroniche

  • Contratti firmati digitalmente

  • Documenti fiscali e legali

Vantaggi della conservazione digitale a norma

Scegliere un sistema di conservazione digitale a norma porta significativi vantaggi:

  • Validità legale a lungo termine garantita

  • Massima sicurezza, grazie a crittografia avanzata e certificazioni digitali

  • Riduzione degli spazi fisici dedicati, risparmiando risorse e costi

  • Accesso immediato e protetto ai documenti, facilitando operatività e compliance

Perché l’archiviazione non è sufficiente

Sebbene estremamente utile, la semplice archiviazione non può garantire i criteri rigorosi richiesti dalla conservazione digitale obbligatoria. Archiviare file digitali su piattaforme non certificate non risponde ai requisiti normativi stabiliti da enti come l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), della quale siamo conservatori certificati.

Molte aziende, infatti, credono erroneamente che sia sufficiente archiviare documenti su server o cloud per essere conformi, ignorando che questo approccio può portare a significative problematiche legali e operative. Ignorare queste differenze può causare perdite economiche rilevanti e problemi di conformità normativa.

Come implementare correttamente la conservazione digitale

Per una corretta implementazione della conservazione digitale a norma è necessario affidarsi a specialisti capaci di gestire l’intero processo secondo rigorosi standard tecnici e procedurali. Questi professionisti assicurano che:

  • I documenti siano firmati digitalmente e conservati con valore probatorio

  • Tutti i passaggi della conservazione siano tracciati e documentati

  • Il sistema utilizzato sia certificato secondo le norme vigenti

Evolve, il tuo partner ideale per la conservazione digitale a norma

In Evolve siamo specializzati nella conservazione digitale a norma e offriamo soluzioni che garantiscono sicurezza, integrità e conformità normativa dei tuoi documenti aziendali.
Con noi puoi:

  • Mantenere la validità legale dei documenti nel tempo

  • Evitare rischi legati alla perdita o manipolazione dei dati

  • Delegare a esperti certificati tutte le responsabilità normative

Scegli la certezza, scegli Evolve: perché la gestione corretta dei documenti non è solo una questione di ordine, ma una responsabilità essenziale per ogni azienda moderna.

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