Molte aziende utilizzano una singola PEC per la comunicazione certificata, ma spesso non dispongono di un sistema adeguato per la gestione archivio documenti e per la conservazione digitale dei documenti. Spostare i messaggi PEC in caselle di posta elettronica tradizionali, ad esempio, ne fa perdere il valore di certificazione, compromettendo la loro validità legale.
Offriamo un servizio completo di gestione PEC e conservazione a norma, garantendo tracciabilità, conformità normativa e valore legale PEC. Il nostro sistema assicura la conservazione PEC in modalità sicura e conforme, così che ogni messaggio sia archiviato correttamente e sia sempre disponibile per eventuali verifiche di conformità.

Il processo di gestione e conservazione della Posta Elettronica Certificata

  • 1

    Gestione personalizzata degli accessi
    Configuriamo client dedicati che consentono livelli di accesso differenziati alla medesima PEC in base ai ruoli aziendali. Ogni amministratore accede alla PEC con credenziali uniche e tracciabili, rendendo il sistema sicuro e sempre monitorabile.

  • 2

    Monitoraggio dello spazio
    Monitoriamo costantemente la capacità della PEC, intervenendo per garantire il rispetto delle soglie di spazio e la conservazione digitale obbligatoria a lungo termine dei messaggi, così da mantenere la garanzia di conformità normativa.

  • 3

    Conservazione a norma
    Archiviamo le PEC in modo certificato e conforme alle normative, preservandone il valore legale e assicurando che siano sempre accessibili e tracciabili.

  • 4

    Tracciabilità e conformità GDPR
    Tutte le azioni sono tracciate e documentate, rispettando i più alti standard di sicurezza e privacy, per una gestione totalmente conforme al GDPR.

I vantaggi di una gestione certificata e conforme delle PEC

Con noi, hai la certezza di gestire le tue PEC tramite un partner affidabile e sistemi sicuri che garantiscono tracciabilità, attestazione di conformità e archiviazione efficace. Grazie ai nostri strumenti avanzati di sistemi di tracciabilità, puoi ridurre i rischi legati alla perdita del valore legale PEC e assicurarti una gestione documenti più efficiente.

I rischi della mancata conservazione delle PEC

Non tutti ne sono a conoscenza, ma non conservare correttamente le PEC può comportare gravi conseguenze legali e operative. Esploriamo allora tutti i rischi correlati:

  • Perdita del valore legale: la PEC certifica invio e ricezione di documenti, ma, se spostata fuori dalla casella certificata (ad esempio per liberare spazio), perde il suo valore probatorio. Questo può compromettere la capacità di dimostrare l’effettivo invio o ricezione in contesti giudiziari o fiscali.

  • Non conformità normativa: le normative italiane ed europee, come il Codice dell’Amministrazione Digitale, richiedono la conservazione digitale dei documenti ufficiali a norma, incluse le PEC, per almeno 10 anni. Non rispettare queste regole espone l’azienda a sanzioni e perdite reputazionali.

  • Sanzioni fiscali e amministrative: la PEC è utilizzata per notificare atti ufficiali. La sua perdita o mancata conservazione può portare a sanzioni in caso di verifiche da parte di autorità come l’Agenzia delle Entrate.

  • Perdita di dati critici: senza una conservazione PEC certificata, i messaggi PEC possono essere accidentalmente cancellati o corrotti, compromettendo la sicurezza dati e l’integrità delle comunicazioni aziendali.

  • Gestione inefficiente delle informazioni: la conservazione a norma consente di archiviare e recuperare le PEC in modo rapido ed efficace. La mancanza di un sistema organizzato può rendere più difficile rispondere a verifiche o audit, aumentando costi e tempi operativi.

Conservare le PEC a norma non è solo un obbligo legale, ma una necessità per garantire sicurezza, efficienza e tutela dei dati aziendali.

Proteggi le tue PEC in modo sicuro e conforme.

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