Cliente. Studio di commercialisti.
Esigenza. In uno studio commercialista, è sempre stata prassi mantenere in formato cartaceo i documenti legati all'invio telematico, quali (•—) l’Autorizzazione all’inoltro firmata dal cliente; (—•) le Dichiarazioni dei redditi; (—•) la Ricevuta rilasciate dell’Agenzia delle Entrate. L’esigenza era quella di mantenere in digitale questi documenti, applicando agli stessi il processo di conservazione sostitutiva.
Soluzione.
- Lo studio produce i documenti nel corso dell'anno e li appoggia in una cartella delle rete (LAN) locale.
- I file sono inviati al portale CertDoc con il software CertSync (dopo l'invio, CertSync sposta i file inviati in una seconda cartella).
- Viene eseguito un verifica, per verificare che i documenti di uno stesso fascicolo (o pratica) siano tutti presenti, rispetto a una checklist predefinita.
- Vengono estratti i metadati dai documenti, tramite lettura OCR (i dati estratti sono, ad esempio "Cognome Nome", "Nr. protocollo Agenzia delle Entrate", ecc.)
- Una volta all'anno viene eseguita la conservazione sostitutiva dei fascicoli.
- Le evidenze dei lotti conservati, assieme ai documenti, sono pubblicati sul portale CertDoc, a disposizione per la ricerca da parte dei dipendenti dello Studio.
Benefici. Eliminazione graduale dell’archivio cartaceo. Documenti facilmente accessibili. Diminuzione di costi di stampa e conservazione della documentazione.