Stoccaggio documentale
Servizio di archiviazione documentale in strutture sicure, caratterizzate da sistemi di conservazione e sicurezza eccellenti.
Gestiamo e l’archiviazione documentale tramite un sistema di stoccaggio progettato per garantire sicurezza dati, efficienza e tracciabilità. Il servizio è svolto in magazzini di stoccaggio appositamente attrezzati, con sistemi di tracciabilità avanzati per il controllo totale dei flussi.
Archiviamo i documenti cartacei mediante sistemi di mappatura e indicizzazione, supportati da software archiviazione documenti come il nostro gestionale web proprietario CertStock, sviluppato per garantire il monitoraggio continuo dell’archivio documenti cartacei e delle relative scadenze di conservazione.
Software utilizzati nel processo
Conservazione sicura e organizzata dei documenti
Il servizio di gestione archivio documenti è interamente personalizzato: progettato su misura per soddisfare le specifiche esigenze di ciascun cliente.
I documenti conservati in forma cartacea possono essere rapidamente inviati al cliente che li richieda, grazie all’indicizzazione digitale dell’archivio, che facilita l’individuazione dei documenti.
Vengono gestiti tramite sistemi di tracciabilità in ogni fase, dalla presa in carico alla consultazione, assicurando un’archiviazione documenti cartacei conforme alle normative sulla conservazione a norma dei documenti.
Questo ci consente di registrare ogni movimento di ciascun documento, compresa anche la temporanea riconsegna al cliente per consultazione.
Grazie al software per la gestione documentale CertStock, i clienti possono monitorare ogni movimento, rispettare le policy GDPR e garantire una corretta gestione archivio cartaceo. Ogni richiesta di consultazione viene gestita digitalmente, facilitando l’accesso alle informazioni digitali o l’invio in copia cartacea o digitale.
Il nostro processo di stoccaggio documentale
- 1
Analisi e progettazione: condivisione con il cliente dei parametri di archiviazione e della granularità dell’archivio.
- 2Inscatolamento e trasporto dell’archivio cartaceo.
- 3Presa in carico: censimento e indicizzazione dei documenti contenuti nelle scatole.
- 4Archiviazione presso i nostri stock center.
- 5
Gestione dell’archivio tramite applicativo software tracciabilità CertStock condiviso con il cliente per il tracciamento dei movimenti di ogni scatola.
Completiamo la nostra offerta di stoccaggio documentale con i seguenti servizi:
- Macero cadenzato: possiamo gestire le scadenze legate alla conservazione dei documenti, occupandoci delle pratiche utili all’eliminazione degli archivi cartacei non più necessari.
- Servizi di ricerca per le consultazioni: procediamo con la ricerca di tutti i documenti richiesti, purché tali richieste vengano effettuate tramite sistema informativo o via email.
- Ricerca dei documenti richiesti tramite il nostro software proprietario CertStock.
- Consegna dei documenti richiesti tramite corriere: i documenti vengono inviati in plichi chiusi alla sede del cliente richiedente. In alternativa, i “plichi” possono essere prelevati dal corriere incaricato dal cliente direttamente presso i nostri depositi.
- Copia o scansione dei documenti
Se richiesto, forniamo copia dei documenti presenti nel fondo archivistico, nonché la digitalizzazione degli stessi. - Rientri in archivio
Se i documenti originali vengono inviati al cliente per consultazione, una volta ritornati presso la nostra sede operativa di competenza, provvediamo al loro reintegro in archivio. Nei casi di richieste in copia, il reintegro è, invece, immediato. - Consultazioni presso l’archivio
Il cliente può sempre inviare il proprio personale per effettuare le ricerche presso i nostri depositi: in questo caso gli addebitiamo esclusivamente l’attività di movimentazione dei contenitori presso le sale riservate alle consultazioni. Le consultazioni dirette presso l’archivio devono sempre avvenire con un preavviso di almeno 12 ore e possono essere effettuate solo da personale autorizzato.
